Alquilar locales para celebrar fiestas en Madrid | [Todo lo que debes saber]

Alquilar un local para fiestas es la mejor opción para conmemorar un momento importante, pero hay varios factores que debes considerar antes de tomar la decisión del sitio que vas a reservar.

Una de las primeras cosas que todos hacemos cuando se acerca un acontecimiento importante es elegir uno de los locales que podemos encontrar en Internet, con el fin de organizar la fiesta en un lugar donde los invitados se sientan cómodos y puedan llegar más fácilmente. Pero no siempre tenemos en cuenta algunos detalles que a fin de cuentas pueden ser el motivo del éxito o el fracaso de esa fecha tan especial.

Es por eso qie hoy te vamos a mostrar las consideraciones más importantes que debes tener en cuenta antes de alquilar un espacio, que te serán muy útiles para disfrutar del evento de una manera realmente agradable evitando malas noticias de última hora.

Características imprescindibles que debes comprobar antes de alquilar un local para tu fiesta

El primer paso puede parecer obvio, pero merece la pena mencionarlo: Confía en los sitios que tengan más experiencia.

En Madrid encontrarás multitud de locales ofreciendo estas ofertas, pero tu satisfacción será muy distinta dependiendo del sitio que elijas. Además, otro consejo es que reserves el sitio lo antes posible, puesto que este tipo de establecimientos suelen estar muy solicitados los fines de semana. Esto puede conducir a que termines celebrando tu fiesta en un local que no te gusta, o pagando mucho más de lo que pensabas, así que nuestra recomendación es que lo reserves con suficiente antelación (de 30 a 60 días es lo ideal) para evitarlo.

A continuación entramos en detalles:

1 - Legitimidad y permisos del local

Esta es la característica más importante que tienes que revisar.

Debes estar completamente seguro de que estás tratando con un establecimiento legal que cumple la normativa de restauración y ocio que dicta la Comunidad de Madrid. Las mejores prácticas que debe hacer cualquier local es:

• Cartel identificativo que muestre información sobre el tipo de actividad del establecimiento. Deberías encontrarlo cerca de la puerta de acceso. Aquí tienes un ejemplo de cómo es:

• Otro tipo de cartel que expede el Ayuntamiento de Madrid es el que regula el Catálogo de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas, que contiene un número identificativo del local, el horario de apertura legal y el aforo permitido. Aquí tienes un ejemplo de cómo se ve:

• Contrato o seguro: Este es un requisito obligatorio para cualquier establecimiento de restauración y ocio nocturno. El principal motivo es que cualquier persona que se encuentre en el local esté asegurada frente a posibles daños. Estos daños pueden ser derivados de las condiciones en las que se encuentre el establecimiento, de sus instalaciones, del servicio o de la actividad que desarrollan sus trabajadores.
• Hojas de reclamaciones: Asegúrate de que el establecimiento ofrece hojas de reclamaciones y que muestra un cartel donde las exhibe de forma permanente. Si se trata de un local pequeño solo es obligatorio que tengan uno (normalmente se encuentra en la zona de la barra, aunque algunos locales las ponen en la entrada), pero si se trata de un local grande (más de 700 personas) tendrían que tener ese cartel en cada puerta de acceso.
• Derecho de admisión: Es recomendable leer el cartel de Derecho de Admisión antes de alquilar un local. Veamos un ejemplo de la importancia de este cartel: Imagínate que quieres celebrar un cumpleaños en una discoteca de moda de Madrid un Sábado por la noche, pero sabes que algunos de tus amigos visten demasiado informal normalmente. En ese caso deberás avisarles para que se vistan correctamente ese día o existe el riesgo de que no puedan acceder al local. Esto es muy habitual incluso en fiestas privadas.

2 - Aforo del establecimiento

Como ya has comprobado en el punto anterior, cada local cuenta con un aforo máximo legal. Asegúrate de que el número de invitados no pasa el permitido en el aforo para garantizar que todos estén cómodos.

Consejo:

Para facilitar esta parte de la planificación, lo mejor es que conozcas una estimación de las personas que acudirán al evento antes de reservar un local.

Además de esto, también puedes aprovechar la visita para comprobar que dispones de suficiente espacio para colocar el picoteo o catering que quieras llevar.

3 - Haz un presupuesto

Calcula la cantidad de dinero que puedes permitirte gastar en tu fiesta y pon un límite.

La manera más eficaz para hacer que este proceso sea realmente sencillo es conocer el número de invitados que acudirán a la fiesta. Es decir, antes de buscar locales en alquiler para fiestas, cumpleaños y otras celebraciones, debes saber el número de personas que asistirán al evento.

4 - Precios y ofertas de locales

El precio del alquiler de los locales puede variar considerablemente dependiendo de los siguientes factores:

1. Ubicación: No es lo mismo alquilar un local grande en el centro de Madrid, que alquilar una pequeña sala para celebrar cumpleaños a las afueras. Lo que significa que cuánto más céntrico y exclusivo, será más caro.
2. Tamaño: El tamaño del establecimiento también es un factor de referencia que se ve reflejado en el precio del mismo. Por norma general, cuanto más grande sea un espacio, más caro será.
3. Exclusividad: Hay locales que te ofrecen absoluta exclusividad para hacer fiestas privadas donde solo entren aquellas personas que tú decidas. Pero también existen otros lugares donde te reservan un espacio para ti y tu grupo de amigos pero no cierran exclusivamente para vosotros. Sin duda, es una buena estrategia con la que podrás ahorrar mucho dinero. Aquí te dejamos unos consejos para ahorrar mucho dinero al reservar un local para fiestas.
4. Ambiente: Dependiendo del perfil de tus invitados, puede que te interese más un tipo de ambiente u otro. Por ejemplo: Si quieres celebrar una fiesta de cumpleaños familiar (o fiesta infantil) donde acudirán niños, necesitas un espacio en horario de mañana o tarde que permita el acceso a menores (por ejemplo: Un restaurante). Pero si estás planificando una noche divertida con tus amigos, lo más ideal es reservar un bar o discoteca. En este caso, el precio del restaurante siempre será menor que el de una discoteca.

Por último, no olvides preguntar si los precios que te están mostrando son con o sin IVA incluido.

5 - Valoraciones y opiniones de otros clientes

Gracias a las valoraciones y reseñas que encontrarás en plataformas como Google o Tripadvisor, puedes tener una referencia real sobre la satisfacción general que han tenido otros clientes.

Así que antes de hacer una reserva, es recomendable entrar en Google y echar un vistazo a las reseñas.

Sin duda, es una gran ventaja contar con este tipo de servicios.

Nuestros consejos para ahorrar dinero en tu fiesta de cumpleaños o cualquier otro evento

Llegados a este punto, seguro que ya conoces las características más importantes que debes valorar antes de reservar un sitio. Pero aún tenemos un último consejo que queremos compartir contigo, con el que podrás ahorrar dinero de manera significativa.

Desde hace varios años, algunos establecimientos de la ciudad ofrecen una zona en su local para celebrar un cumpleaños o cualquier otro evento sin cobrar alquiler. Eso si, a cambio tendrás que consumir un mínimo de bebidas. Pero pese a esto, se trata de la alternativa más económica hoy en día.

Los espacios como B12, permiten que cualquier persona pueda reservar una zona para cumpleaños (o cualquier otro evento) totalmente gratis al comprar un pack de bebidas.

Por ejemplo: Si compras un bono de 15 tickets de Cervezas y Refrescos por valor de 45€, ya tienes la ocasión de obtener un espacio en el local totalmente gratis.

No obstante, este tipo de reservas no te ofrecen la exclusividad total del establecimiento. En otras palabras, tendrás un espacio reservado dentro de un establecimiento que está abierto al público. Aunque tu tendrás una zona reservada que puedes decorar y personalizar a tu gusto.