✅ 9 consejos para organizar una fiesta benéfica

Las fiestas benéficas organizadas por ONG´s son uno de los muchos tipos de eventos que realizamos en B12 frecuentemente. Fiestas en las que la experiencia y preparación son elementos importantes a la hora de realizarlas.

Por ello, y dada nuestra experiencia con este tipo de eventos benéficos con ONG´s y diferentes empresas, hoy os queremos ofrecer una serie de consejos para todos aquellos organizadores que comiencen a hacerlas y deseen que salgan lo mejor posible.

9 consejos infalibles para organizar un evento benéfico perfecto:

1. Forma un equipo de trabajo

Organizar cualquier evento es una tarea bastante compleja y que exige una gran dedicación. Por ello, lo primero que te aconsejaríamos es ayudarte por un equipo de gente formado con las mismas ganas que tú.

Una fiesta benéfica lleva una gran multitud de tareas que para una persona puede resultar un verdadero esfuerzo, pero que llevado a cabo entre varias será algo relativamente sencillo y cómodo.

2. Haz una lista de tareas y distribúyelas entre los compañeros

Una vez formado este equipo de trabajo lo primero es ver qué cosas se necesitan hacer, buscar y conseguir para que todo salga como queremos. Son multitud de pequeñas tareas que no podemos dejarnos si queremos que todo salga perfecto y recaudar el mayor beneficio posible para nuestra causa.

Haced una lista de tareas y repartiros cada una de ellas de acuerdo a preferencias, contactos o cosas que os gusten más a cada uno. No debemos olvidar que este tipo de acciones es un extra a nuestras obligaciones diarias y que debemos intentar que sean cosas que nos gusten o nos sean fácil para cada miembro del grupo organizador.

3. Elige bien la fecha de la fiesta benéfica

La elección de la fecha quizá sea uno de los puntos más importantes a la hora de organizar este tipo de eventos benéficos y uno de los motivos que van a determinar el éxito o fracaso de esta.

Tomaos vuestro tiempo en elegirla, viendo las fiestas del calendario y eventos paralelos que puedan hacer que falle gente por elegir otro plan. Debe ser una fecha con un plazo cómodo para poder organizar todo. Una vez elegida no podremos cambiarla.

4. Busca un local para organizar la fiesta

Otro de los puntos importantes a la hora de preparar vuestra fiesta benéfica ha de ser el lugar. Aunque a priori pueda parecer algo secundario, la elección de este determinará la espectacularidad de la fiesta, lo cómoda que se encuentre la gente, las acciones que podáis realizar y en gran medida el beneficio.

El precio de la entrada, el incremento que se añada a esta para la recaudación y el precio del alquiler del espacio si lo hubiera son factores que marcarán el dinero que finalmente se consiga. Este quizá sea uno de los principales motivos por los que en la discoteca B12 organizamos un gran número de fiestas benéficas cada año.

El precio que ofrecemos para las entradas es muy económico, lo que da margen a aumentar el precio de este y conseguir recaudar dinero con ello sin que este sea un motivo para que la gente falte a este por ser demasiado elevado.

Además, ofrecemos la posibilidad de venta online a través de nuestra taquilla virtual, lo cual facilita mucho el que la gente compre la entrada cómodamente sin tener que quedar con ellos previamente.

Por último, en la discoteca B12 no cobramos precio de alquiler del espacio, pudiendo ofrecerte una zona privada, una planta o el local entero dependiendo el número de invitados y entradas que se hayan vendido.

5. Define un objetivo

¿Cuánto queréis recaudar? Es una de las preguntas que siempre hacemos cuando alguien organiza una fiesta benéfica con nosotros.

Como es lógico y más para este tipo de acciones, el objetivo es recaudar cuanto más dinero mejor, pero este beneficio no debe salir únicamente de las entradas, ya que sino el precio de estas sería muy alto y el poder de convocatoria sería menor.

Debéis pensar otras alternativas con las que conseguir un mayor desembolso por cada invitado. Un mercadillo solidario con productos, consumiciones adicionales tras la entrada, sorteos…

6. Ofrece algunas actividades para mantener a los asistentes entretenidos

Debéis pensar cómo se desarrollará la fiesta para que en todo momento la gente se encuentre entretenida y conseguir que guarden un grato recuerdo para que en las siguiente repitan su asistencia.

Un concierto, entrega de premios, sorteos, diplomas, algunas palabras de agradecimiento de los organizadores, o algún tipo de picoteo durante la fiesta que haga más ameno el evento.

Aunque una parte del tiempo será tomado como un acto social en el que hablar, intercambiar impresiones, conseguir nuevos socios para la ONG´s y enseñar a la gente el trabajo que se viene realizando, es importante que la diversión sea uno de los elementos imprescindibles en la fiesta para que sea todo un éxito.

7. Busca patrocinadores y donaciones

La búsqueda de patrocinadores y donaciones debe ser otro de los puntos a tener en cuenta en tu fiesta. La realización de un photocall con marcas que hayan colaborado con dinero, productos o servicios para el sorteo o venta puede ser una gran idea.

Una pequeña aportación de cada una de estas empresas garantizando una visibilidad y publicidad de ellas puede ser otra fuente de ingresos para conseguir recaudar más dinero.

8. Anúncialo en Redes Sociales

Hoy en día, las redes sociales como Instagram, Facebook o Twitter entre otras son parte de nuestra vida y un medio de comunicación e información muy importante. El movimiento publicitando la fiesta en redes sociales de cada uno de los miembros, así como entre la persona invitadas será de una gran ayuda a la hora de conseguir un gran número de invitados.

9. Comunica el éxito de tu fiesta

Aunque la fiesta haya acabado y haya resultado un éxito, el trabajo no ha finalizado. Hablar de nuevo en redes sociales, publicar las fotografías que se hayan realizado durante el acto, o agradecer personalmente mediante un mensaje o llamada a cada invitado o patrocinador su presencia en la fiesta, será una parte que no debemos olvidar.

Además, estas acciones nos garantizarán que se comunica correctamente el éxito de la fiesta entre la gente que no haya podido asistir y que la gente que sí estuvo repita en la siguiente edición.

Esperamos que todos estos consejos os sirvan de ayuda si estáis pensando en organizar una fiesta benéfica en Madrid.

Si estás interesado en solicitar un presupuesto y disponibilidad para organizarlo en nuestra discoteca B12 Madrid, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te ayudaremos lo máximo posible para que sea todo un éxito.

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